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六種措施全面有效保護(hù)OFFICE文檔安全
OFFICE文檔是我們辦公中使用最普遍的文檔格式之一，它里面存儲(chǔ)內(nèi)容一般都是涉及公司或個(gè)人的重要內(nèi)容，在很多情況下是禁止別人修改或者查看的。那么如何才能做到這一點(diǎn)呢？其實(shí)，合理運(yùn)用OFFICE軟件本身的一些設(shè)置即可較好的滿足大家的要求。下面我們就以Word 2003為例向大家介紹具體的做法。
一、設(shè)置保存密碼
使用密碼對(duì)文檔進(jìn)行保護(hù)，是一種最常用的做法。密碼保護(hù)一共分為兩層，即打開權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼。對(duì)文檔設(shè)置密碼一共有兩個(gè)地方可以進(jìn)行，操作都比較簡(jiǎn)單。如果該文檔是初次保存，那么我們就可以在打開“另存為”窗口設(shè)置保存位置和文件名時(shí)，單擊“另存為”窗口右上角的“工具”按鈕，在彈出的菜單中選擇“安全措施選項(xiàng)”命令打開“安全性”窗口，在這里我們就可以分別設(shè)置“打開文件時(shí)的密碼”和“修改文件時(shí)的密碼”了，建議大家不要將這兩個(gè)密碼設(shè)為同一個(gè)內(nèi)容。
如果文件初次保存時(shí)沒(méi)有設(shè)置密碼，那么也沒(méi)關(guān)系，我們只需要打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，將打開的“選項(xiàng)”窗口切換到“安全性”標(biāo)簽，在這里同樣可以設(shè)置打開和修改權(quán)限密碼。
對(duì)于擁有打開權(quán)限密碼，那么在打開受保護(hù)的文檔時(shí)，該文檔是只讀屬性，如果對(duì)進(jìn)行了修改，那么只能換名存盤，不會(huì)影響到原文檔的內(nèi)容；如果擁有修改權(quán)限密碼，那么就表示對(duì)文檔擁有了完全控制權(quán)。
二、防止文檔屬性暴露信息
即使我們對(duì)文檔進(jìn)行了加密，但是還不能保證肯定安全。因?yàn)楫?dāng)我們?cè)诮⑽臋n時(shí)如果先輸入文檔的內(nèi)容，然后再保存時(shí)，那么就會(huì)在文檔屬性的“摘要”標(biāo)簽中顯示一些個(gè)人信息。對(duì)此，我們只需要在資源管理器中打開該文檔的屬性窗口，將其切換到“摘要”標(biāo)簽，然后將標(biāo)題、主題、作者、備注等信息全部刪除，或者填寫一些無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容。
其次，我們也可以直接在文檔中打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，然后在“安全性”標(biāo)簽中把“隱私選項(xiàng)”下的“保存時(shí)從文件屬性中刪除個(gè)人信息”項(xiàng)選中即可。
三、保護(hù)文檔
在Word 2003中還給我們提供了一個(gè)“保護(hù)文檔”的實(shí)用工具，借助該工具就可以限制非法用戶對(duì)文檔格式和內(nèi)容進(jìn)行隨意修改。
要啟動(dòng)文檔保護(hù)，只需要打開該文檔，然后單擊“工具”菜單，選擇其中的“保護(hù)文檔”，這樣就會(huì)在當(dāng)前編輯窗口右側(cè)多出一個(gè)“保護(hù)文檔”編輯區(qū)域。在該區(qū)域一共分為三部分：其中第一部分“格式設(shè)置限制”主要是防止非法用戶對(duì)文檔的格式進(jìn)行修改，對(duì)此我們只需要選中“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”選項(xiàng)，然后單擊“設(shè)置”按鈕，在彈出的“格式設(shè)置限制”窗口中設(shè)置禁止用戶修改的格式類型，例如字體、字號(hào)等格式；第二部分則是“編輯限制”，這可以防止別人隨意修改文檔的內(nèi)容，選中“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”，然后在下拉菜單中選擇用戶可以進(jìn)行的操作，例如“批注”，這樣就可以避免別人隨意修改文檔原來(lái)的內(nèi)容，只能添加或修改批注的內(nèi)容了。
做好上面兩項(xiàng)保護(hù)內(nèi)容后，我們只需要單擊第三部分中的“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，這樣即會(huì)彈出密碼設(shè)置窗口，設(shè)置一個(gè)保護(hù)密碼，這樣在沒(méi)有密碼的前提下文檔將處于保護(hù)狀態(tài)。如果要對(duì)文檔進(jìn)行修改，只需要再次打開“工具”菜單，選擇“取消文檔保護(hù)”命令，在彈出的窗口中輸入預(yù)設(shè)的口令即可。
四、防止別人偷窺
防止別人偷窺除了上面介紹的加密保護(hù)之外，我們還可以使用一些更加巧妙的方法。因?yàn)榧恿嗣艽a，別人可以借助專業(yè)的破解工具來(lái)破解，而換一個(gè)思維進(jìn)行加密有可能啟到出其不意的效果。
打開“編輯”菜單，選擇“全選”命令將文檔全部選中，然后將其全部設(shè)為“白色”，這樣由于文檔背景色也是白色，別人打開看到的也只是空白一片，以為這只是一個(gè)空白文件。當(dāng)然，為了提高安全性，我們可以在文檔中插入一些不相關(guān)的圖片，這樣偷窺者就不會(huì)因?yàn)槲臋n體積的變化起疑心了。
當(dāng)然，這種方法屬于出其不意的操作，為了提高其操作的安全性，我們還可以在這個(gè)方法的基本上再做一些改動(dòng)。
打開“工具”菜單，選擇“宏”下的“錄制新宏”，在打開的窗口中單擊“將宏指定到”中的“鍵盤”按鈕，將鼠標(biāo)定在打開的窗口“請(qǐng)按新快捷鍵”中，按下鍵盤上一個(gè)指定的快捷鍵，例如Ctrl+1，再單擊“指定”按鈕將其添加到“當(dāng)前快捷鍵”列表中，單擊“關(guān)閉”按鈕返回主窗口，把文檔全部設(shè)為白色，做好后單擊宏錄制工具欄上的“停止錄制”按鈕。
這樣別人若不知道我們?cè)O(shè)置的快捷鍵將無(wú)法成功修改文檔的顏色，而我們自己要修改時(shí)，只需要在修改前按下設(shè)置的快捷鍵即可。
另外，為了提高安全性，建議大家取消文檔中的段落標(biāo)識(shí)。其方法是打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，在“視圖”標(biāo)簽中取消“格式標(biāo)記”下的“段落標(biāo)記”項(xiàng)即可。
五、宏安全
為了防止宏病毒對(duì)文檔造成侵害，我們有必要對(duì)宏病毒提供警告保護(hù)。
打開“工具”菜單，選擇“宏”子菜單中的“安全性”命令，在這里我們就可以為其指定一個(gè)安全級(jí)別。建議大家至少使用中、高級(jí)，不要使用低級(jí)。
六、防范意外損壞丟失
對(duì)OFFICE文檔提供保護(hù)，不僅僅是在保密上下功夫，除此之外我們還必須應(yīng)付一些意外情況，例如文檔損壞或斷電丟失。
對(duì)于這些意外情況，只要我們事先做好防范，同樣可以將損失降到最低點(diǎn)。打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，切換到“保存”標(biāo)簽，首先選中“保留備份”和“允許后臺(tái)保存”兩個(gè)選項(xiàng)，這樣在我們保存原文檔的同時(shí)，程序會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)WBK為后綴名的備份文檔；其次為了防范斷電、死機(jī)等意外情況的發(fā)生，我們還需要在“保存”標(biāo)簽中選中“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”，同時(shí)設(shè)置一個(gè)間隔的時(shí)間。這樣即使出現(xiàn)意外文檔沒(méi)有保存，也不用擔(dān)心內(nèi)容的丟失。
合理運(yùn)用上述方法，相信一定能夠保證你文檔的安全。
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