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項(xiàng)目管理能力提升四要素
來(lái)源：塔塔 更新時(shí)間：2014-06-10
企業(yè)在應(yīng)對(duì)快速發(fā)展的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)有兩個(gè)管理將起到關(guān)鍵性作用，一個(gè)是戰(zhàn)略管理，一個(gè)是項(xiàng)目管理。戰(zhàn)略管理立足于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)和宏觀，考慮的是核心競(jìng)爭(zhēng)能力，而項(xiàng)目管理是實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略并支持企業(yè)快速健康發(fā)展的手段和保障。
認(rèn)識(shí)項(xiàng)目管理
美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)主席保羅說(shuō)：“在當(dāng)今社會(huì)，一切都是項(xiàng)目，一切也將成為項(xiàng)目?！表?xiàng)目，是在一段時(shí)間內(nèi)為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或提供獨(dú)特的服務(wù)所進(jìn)行的一次性努力的過(guò)程。只要有目標(biāo)和過(guò)程，就可以成為一個(gè)項(xiàng)目。譬如：設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)某一產(chǎn)品功能、房屋裝修改造、結(jié)婚的婚禮籌備等都能稱為項(xiàng)目。
項(xiàng)目管理，就是在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用知識(shí)、技能、工具和技術(shù)，以便達(dá)到項(xiàng)目要求，其目的是滿足和超越項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的需求和期望。項(xiàng)目管理從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，就是面向目標(biāo)的，所有的方法、行動(dòng)都是為了達(dá)成目標(biāo)而服務(wù)的。
互聯(lián)網(wǎng)公司的項(xiàng)目實(shí)踐
早期或初創(chuàng)的互聯(lián)網(wǎng)公司，產(chǎn)品經(jīng)理和技術(shù)開(kāi)發(fā)幾乎承擔(dān)著多種角色的工作。產(chǎn)品經(jīng)理除了產(chǎn)品方案設(shè)計(jì)以外，還做交互設(shè)計(jì)、產(chǎn)品測(cè)試以及項(xiàng)目執(zhí)行的整體協(xié)調(diào)推進(jìn)工作。技術(shù)開(kāi)發(fā)人員除了做程序編碼實(shí)現(xiàn)以外，還做系統(tǒng)測(cè)試以及測(cè)試完成后的上線部署。
實(shí)際上，從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的人員角色分工來(lái)講，交互設(shè)計(jì)是交互設(shè)計(jì)師的工作范疇；系統(tǒng)測(cè)試屬于測(cè)試工程師的工作范疇；上線部署屬于運(yùn)維工程師的工作范疇；項(xiàng)目執(zhí)行的整體協(xié)調(diào)推進(jìn)，也屬于項(xiàng)目管理的工作范疇。當(dāng)那些早期或初創(chuàng)的互聯(lián)網(wǎng)公司的業(yè)務(wù)規(guī)模越來(lái)越大、項(xiàng)目越來(lái)越多時(shí)，一個(gè)人兼任多種角色，就會(huì)感到力不從心，必將影響項(xiàng)目進(jìn)度和節(jié)奏。
以中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)里知名的A公司為例，A公司的W事業(yè)部在最早期的組織架構(gòu)中，會(huì)有獨(dú)立的產(chǎn)品、UE、UI、頁(yè)面制作、前端、后端、測(cè)試等部門，當(dāng)時(shí)沒(méi)有專職的項(xiàng)目管理人員。項(xiàng)目管理工作多數(shù)是由產(chǎn)品和技術(shù)部門的負(fù)責(zé)人來(lái)承擔(dān)。這一階段尚未形成系統(tǒng)的項(xiàng)目管理流程，因此相關(guān)項(xiàng)目工作沒(méi)有統(tǒng)一的依據(jù)，管理較為粗放。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的界定也不清晰，有時(shí)候項(xiàng)目出了問(wèn)題也難免發(fā)生互相推諉扯皮的情況。后來(lái)項(xiàng)目執(zhí)行中問(wèn)題不斷暴露，又得不到快速有效的解決。對(duì)項(xiàng)目管理的需求，就變得日益強(qiáng)烈，業(yè)務(wù)線的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到需要從全局高度統(tǒng)一對(duì)項(xiàng)目做管理。主要體現(xiàn)在：需要確保項(xiàng)目資源合理利用、明確項(xiàng)目成員的角色分工、制訂合理的項(xiàng)目計(jì)劃并推進(jìn)執(zhí)行?？此品浅：?jiǎn)單的要求，卻是A公司W(wǎng)事業(yè)部在項(xiàng)目管理方面的起航。
W事業(yè)部為了增強(qiáng)其項(xiàng)目管理能力，成立了項(xiàng)目管理部（PMO），直接向業(yè)務(wù)線的負(fù)責(zé)人（高級(jí)總監(jiān)級(jí)別）匯報(bào)工作。當(dāng)時(shí)在產(chǎn)品、設(shè)計(jì)和技術(shù)類部門，形成了如下形式的人員角色劃分（運(yùn)營(yíng)和市場(chǎng)類部門，不做介紹），如圖1所示。
圖1 業(yè)務(wù)部門架構(gòu)圖
其中，交互設(shè)計(jì)、視覺(jué)設(shè)計(jì)、頁(yè)面制作和前端（JS）開(kāi)發(fā)，都隸屬于UED（用戶體驗(yàn)設(shè)計(jì)）部門；后端開(kāi)發(fā)、測(cè)試、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維，都隸屬于技術(shù)部門。PMO、產(chǎn)品部、UED、技術(shù)部作為強(qiáng)矩陣式的架構(gòu)，都由業(yè)務(wù)線的負(fù)責(zé)人直接管轄。項(xiàng)目運(yùn)作上由項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理執(zhí)行。
隨著項(xiàng)目管理工作逐漸規(guī)范化并得到各方的認(rèn)可，W事業(yè)部也對(duì)項(xiàng)目管理部做了更新的職能定位。在此基礎(chǔ)上，項(xiàng)目管理部在項(xiàng)目運(yùn)作的摸索實(shí)踐中，也幫助其他職能部門制定了相關(guān)工作守則。
舉例來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理部職能范圍有以下幾部分。
- 負(fù)責(zé)全部項(xiàng)目的管理、執(zhí)行和推進(jìn)，保障項(xiàng)目安全，解決項(xiàng)目中的各種風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，準(zhǔn)時(shí)著陸正確的目的地。
- 建立并維護(hù)公司項(xiàng)目管理方法論，幫助公司項(xiàng)目追求最佳的項(xiàng)目管理實(shí)踐。
- 建立并實(shí)施一系列通用的項(xiàng)目管理過(guò)程和模板，不斷優(yōu)化公司項(xiàng)目管理的過(guò)程，對(duì)項(xiàng)目管理人員予以指導(dǎo)。
- 建立并使用規(guī)范的流程、工具和術(shù)語(yǔ)，便于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部、團(tuán)隊(duì)之間以及各個(gè)職能部門的溝通，減少誤解，提高項(xiàng)目溝通及協(xié)作機(jī)制的效率和效果。
- 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行組合管理，通過(guò)向項(xiàng)目干系人和各職能部門提供項(xiàng)目管理的普及和培訓(xùn)，提高公司項(xiàng)目管理的核心能力。
- 建設(shè)并維護(hù)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（如JIRA、Confluence等），提升項(xiàng)目管理在流程、運(yùn)作規(guī)則和團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面的自動(dòng)化水平、自適應(yīng)水平。
- 加強(qiáng)項(xiàng)目管理體系建設(shè)，通過(guò)針對(duì)項(xiàng)目管理的培訓(xùn)和指導(dǎo)，加強(qiáng)項(xiàng)目管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高項(xiàng)目管理人員的管理水平和一線管理能力。
- 對(duì)項(xiàng)目、項(xiàng)目管理人員、項(xiàng)目各角色成員進(jìn)行績(jī)效管理。
四個(gè)核心要素的體現(xiàn)
項(xiàng)目管理有四個(gè)核心要素即SPPT——Strategy戰(zhàn)略目標(biāo)、People優(yōu)秀人才、Process制度流程、Tools管理工具。整個(gè)項(xiàng)目管理能力的改進(jìn)過(guò)程中，都必須同時(shí)伴隨著項(xiàng)目管理關(guān)注的這四個(gè)核心要素的配套支持。
這四個(gè)核心要素看似簡(jiǎn)單，但在互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目管理領(lǐng)域的從業(yè)者中，真正了解并實(shí)踐的人并不多。舉例來(lái)說(shuō)，我之前面試過(guò)幾十位應(yīng)聘項(xiàng)目管理的候選人，幾乎沒(méi)幾個(gè)人能正確回答出這四個(gè)核心要素的內(nèi)容并用于實(shí)踐指導(dǎo)。很多人都會(huì)把SPPT與項(xiàng)目管理過(guò)程的四個(gè)指標(biāo)（多、快、好、?。┮约绊?xiàng)目管理的四個(gè)核心制約因素（范圍、時(shí)間、質(zhì)量、成本）互相混淆。
項(xiàng)目管理關(guān)注的這四個(gè)核心要素相輔相成，相互依賴，就像四個(gè)聯(lián)動(dòng)的齒輪，來(lái)確保項(xiàng)目的順利實(shí)施，如圖2所示。
圖2 項(xiàng)目管理四個(gè)核心要素
以下就這四個(gè)要素，談?wù)勅绾谓Y(jié)合項(xiàng)目管理的具體實(shí)踐。
Strategy戰(zhàn)略目標(biāo)
戰(zhàn)略目標(biāo)可以理解為做事的目的和意義，目的和意義不同，會(huì)導(dǎo)致做事的結(jié)果完全不同。所以項(xiàng)目開(kāi)始前，項(xiàng)目發(fā)起人首先要讓項(xiàng)目成員理解項(xiàng)目的目的和意義。
舉例說(shuō)，A公司W(wǎng)事業(yè)部負(fù)責(zé)微博業(yè)務(wù)的管理與運(yùn)營(yíng)，但因A公司的戰(zhàn)略問(wèn)題，導(dǎo)致微博業(yè)務(wù)起步很晚。2011年1月，A公司啟動(dòng)了微博寬屏版項(xiàng)目。同年4月，按計(jì)劃設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)完成進(jìn)入測(cè)試階段，但測(cè)試完成后，部門領(lǐng)導(dǎo)卻宣布當(dāng)前的項(xiàng)目不能上線。這讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)當(dāng)時(shí)很有挫敗感，也提出很多疑問(wèn)和質(zhì)疑，產(chǎn)生了較大的負(fù)面情緒。
分析項(xiàng)目不能上線的原因，是由于當(dāng)時(shí)做出來(lái)的產(chǎn)品和立項(xiàng)之初的戰(zhàn)略目標(biāo)、產(chǎn)品愿景（舒適閱讀、視覺(jué)盛宴、極速體驗(yàn)）有較大差異。也就是說(shuō)實(shí)際做事的結(jié)果與立項(xiàng)之初的戰(zhàn)略目標(biāo)不匹配。在項(xiàng)目立項(xiàng)后，寬屏版的產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案和交互設(shè)計(jì)方案盲目追隨國(guó)外網(wǎng)站Twitter，缺少自主思考，對(duì)寬屏版中“寬”字的理解不到位，導(dǎo)致項(xiàng)目成員走了較大的彎路。后來(lái)又經(jīng)過(guò)兩個(gè)多月的不懈努力，對(duì)微博Timeline及相關(guān)頁(yè)面進(jìn)行一系列的改造優(yōu)化，使得視覺(jué)層面全面轉(zhuǎn)向?qū)捚涟嫘Ч?，并在用戶體驗(yàn)、瀏覽速度等方面也進(jìn)行了優(yōu)化，為用戶提供更加舒適、快捷的閱讀體驗(yàn)。最后在項(xiàng)目啟動(dòng)5個(gè)月后終于正式上線。
項(xiàng)目成員辛苦按項(xiàng)目計(jì)劃，花費(fèi)將近三個(gè)月做出來(lái)的東西，結(jié)果未能得到上線發(fā)布的認(rèn)可，無(wú)論攤到哪個(gè)團(tuán)隊(duì)身上，都會(huì)有各種疑問(wèn)或負(fù)面情緒。這個(gè)例子說(shuō)明項(xiàng)目執(zhí)行之前，正確理解項(xiàng)目戰(zhàn)略目標(biāo)很重要，如果項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目成員不能正確理解發(fā)起這個(gè)項(xiàng)目的意圖，就很難把項(xiàng)目做好，也得不到想要的結(jié)果。
People優(yōu)秀人才
在項(xiàng)目管理中，人的要素非常重要。有時(shí)在項(xiàng)目中只要有足夠能干和優(yōu)秀的人來(lái)?yè)?dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或核心骨干，哪怕是在制度和流程不完善的情況下，也能做出好的結(jié)果。
互聯(lián)網(wǎng)公司最有價(jià)值的就是人。辦公桌椅、電腦設(shè)備等都會(huì)折舊，但對(duì)一家互聯(lián)網(wǎng)公司來(lái)說(shuō)，始終在增值的就是公司的每一位員工。但同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，人才流動(dòng)量也很大。以技術(shù)開(kāi)發(fā)崗位為例，同一層級(jí)技術(shù)開(kāi)發(fā)崗位，招聘進(jìn)來(lái)的開(kāi)發(fā)工程師的水平都有所差別，因此其參與到項(xiàng)目時(shí)，對(duì)同一個(gè)開(kāi)發(fā)任務(wù)點(diǎn)，所花費(fèi)時(shí)間和產(chǎn)出效果可能也會(huì)因人而異。從整體項(xiàng)目的維度，如何將人的因素融合到合理的項(xiàng)目節(jié)奏，就需要與制度、流程相結(jié)合，以制度機(jī)制穩(wěn)定人。
Process制度流程
項(xiàng)目管理在很多時(shí)候研究的是做事的方法次序和安排、流程和過(guò)程。建立并實(shí)施完善優(yōu)質(zhì)的制度流程，能讓公司內(nèi)部管理的效率和效果顯著提升。
圖1中的A公司W(wǎng)事業(yè)部劃分了項(xiàng)目的各種角色，如何制定一個(gè)符合部門體制又能確保各職能部門高效協(xié)同工作的制度流程，并持續(xù)改進(jìn)優(yōu)化是項(xiàng)目管理需要重點(diǎn)關(guān)注的。當(dāng)時(shí)結(jié)合具體業(yè)務(wù)實(shí)際，制定了如下流程，如圖3所示。
>圖3 項(xiàng)目管理中的制度流程
- 立項(xiàng)之后，進(jìn)行產(chǎn)品需求方案的設(shè)計(jì)、評(píng)審和講解。
- 產(chǎn)品評(píng)審并講解完后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以做兩事件：后端技術(shù)人員做后端技術(shù)概要設(shè)計(jì)和評(píng)審準(zhǔn)備；交互設(shè)計(jì)師做UE設(shè)計(jì)、評(píng)審準(zhǔn)備和后續(xù)的講解。
- UE評(píng)審并講解完后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以做三件事：前端技術(shù)人員做前端技術(shù)概要設(shè)計(jì)和評(píng)審準(zhǔn)備；視覺(jué)設(shè)計(jì)師做UI設(shè)計(jì)和評(píng)審準(zhǔn)備，有必要的話，需要再做UI講解；測(cè)試工程師做測(cè)試用例的編寫和評(píng)審準(zhǔn)備。
- UI效果設(shè)計(jì)完成并評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，進(jìn)行頁(yè)面制作（切圖）環(huán)節(jié)，將頁(yè)面提供給開(kāi)發(fā)人員做嵌套。前、后端概要設(shè)計(jì)完成并評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)，開(kāi)發(fā)人員拿到頁(yè)面，進(jìn)入開(kāi)發(fā)階段。測(cè)試用例編寫完成并評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)，同時(shí)也拿到了開(kāi)發(fā)人員提供的測(cè)試版本，進(jìn)入測(cè)試階段。當(dāng)測(cè)試基本完成后，在正式上線之前，給項(xiàng)目的核心干系人（主要是指各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)）做產(chǎn)品演示，用來(lái)展示項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目執(zhí)行期間的工作成果。產(chǎn)品演示環(huán)節(jié)，視項(xiàng)目規(guī)模大小情況而定，不是必須要有的環(huán)節(jié)。產(chǎn)品上線后，進(jìn)行數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)，并根據(jù)數(shù)據(jù)情況持續(xù)進(jìn)行產(chǎn)品優(yōu)化，逐漸滿足立項(xiàng)之初戰(zhàn)略目標(biāo)的預(yù)期。
項(xiàng)目管理要在整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中做全程的管控，打通經(jīng)脈、掃清障礙、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和規(guī)避，幫助團(tuán)隊(duì)解決在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題。
結(jié)合項(xiàng)目管理第二個(gè)要素People提到的人的因素，從整體項(xiàng)目的維度，為了將人的因素能契合到合理的項(xiàng)目節(jié)奏，在這個(gè)流程中設(shè)立了“后端概要設(shè)計(jì)評(píng)審”、“前端概要設(shè)計(jì)評(píng)審”兩個(gè)環(huán)節(jié)，這兩個(gè)技術(shù)層面的評(píng)審環(huán)節(jié)，可以針對(duì)部分技術(shù)水平參差不齊的開(kāi)發(fā)同學(xué)，確保在開(kāi)發(fā)質(zhì)量和時(shí)間點(diǎn)上趨于理想預(yù)期的節(jié)奏。設(shè)立前、后端技術(shù)概要設(shè)計(jì)評(píng)審會(huì)的目的，是希望開(kāi)發(fā)工程師在正式編碼之前，對(duì)其所采用的技術(shù)選型、技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案，能夠由開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)豐富的開(kāi)發(fā)主管做把關(guān)和指導(dǎo)，采用最優(yōu)的技術(shù)方案來(lái)實(shí)現(xiàn)，并評(píng)估出合理的開(kāi)發(fā)周期。
從項(xiàng)目管理的角度來(lái)說(shuō)，給新員工或者剛剛接觸這個(gè)流程的開(kāi)發(fā)工程師介紹這兩個(gè)技術(shù)評(píng)審環(huán)節(jié)時(shí)，一定要注意溝通技巧，不能直接對(duì)開(kāi)發(fā)工程師說(shuō)“工程師技術(shù)水平參差不齊”之類的話，容易傷人自尊。項(xiàng)目管理要從整體產(chǎn)品復(fù)雜度的角度來(lái)表述，比如“微博產(chǎn)品的復(fù)雜度高，涉及面廣，你開(kāi)發(fā)的這個(gè)模塊也許會(huì)引發(fā)其他模塊的問(wèn)題”、“需要做技術(shù)概要設(shè)計(jì)評(píng)審，由你的開(kāi)發(fā)主管來(lái)把關(guān)……”這種表述。
總之，一個(gè)好的制度流程，能讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)持續(xù)產(chǎn)生好的項(xiàng)目結(jié)果。一個(gè)壞的制度流程，幾乎無(wú)法讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有好的成果。
Tools管理工具
項(xiàng)目管理中涉及項(xiàng)目的分解、執(zhí)行的優(yōu)先級(jí)，所以真正要把一個(gè)項(xiàng)目做好，很多時(shí)候要用到一系列工具、方法或技術(shù)。其中項(xiàng)目分解的要點(diǎn)是我們要掌握怎么把一個(gè)復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化、怎么排定各業(yè)務(wù)模塊的優(yōu)先級(jí)，找準(zhǔn)時(shí)間管理、進(jìn)度管理中的瓶頸，找準(zhǔn)關(guān)鍵的人和路徑等。這些內(nèi)容可以落地到Office辦公軟件來(lái)管理，也可以落地到專業(yè)的管理工具來(lái)管理。如果項(xiàng)目數(shù)量少，落地到Excel可能會(huì)感覺(jué)比較輕松。但當(dāng)項(xiàng)目逐漸增多，幾十個(gè)、上百個(gè)項(xiàng)目并行執(zhí)行出現(xiàn)時(shí)，如果再用Office去管理就力不從心了。這種情境下需要選擇適合自身團(tuán)隊(duì)特點(diǎn)的專業(yè)管理工具來(lái)輔助項(xiàng)目管理。優(yōu)質(zhì)的項(xiàng)目管理工具，是項(xiàng)目成功運(yùn)作的承載。
人，應(yīng)該做自己喜歡并且擅長(zhǎng)的事情。工具也一樣，利用它最出色的特點(diǎn)。在提案跟蹤及項(xiàng)目管理工具方面，我比較喜歡Atlassian公司的JIRA。項(xiàng)目執(zhí)行管理 、敏捷開(kāi)發(fā)管理、體系流程管理 、產(chǎn)品Bug跟蹤、提案跟蹤、需求管理、客戶服務(wù)等，都是JIRA最擅長(zhǎng)的。我曾在2014年4月刊《程序員》雜志發(fā)表過(guò)一篇《因你而變——JIRA使用心得》的文章，有興趣的讀者可以查閱，主要是介紹我六年多來(lái)使用JIRA的心得體會(huì)。
簡(jiǎn)單總結(jié)一下項(xiàng)目管理關(guān)注的四個(gè)核心要素（SPPT）：Strategy，就是我們要了解做項(xiàng)目的目的和意義，它決定我們做項(xiàng)目的方式和方法；People、Process 、Tools就是我們需要從人、流程、次序和管理工具上去做了解和領(lǐng)悟。
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